فعالیت های داوطلبانه اگر خوب مدیریت نشود موجب هرج و مرج و تداخل کارى و بى نظمى مى شود.سازماندهى این فعالیت ها در ساختارى مناسب از وظایف مدیریت سازمان های مردم نهاد است.افراد بیشمارى با توانائى های متفاوت و با انگیزه لازم مى خواهند وارد خدمت شوند.ساماندهى این نیروهای مردمى به نوعى که یک ارتش منظم به حساب آیند که برای ماموریت خاصى اعزام مى شوند،امرى ضرورى است.در این ساماندهى،ساختار خوشه اى شکل مى گیرد که بطور سیستمى مدیریت مى شوند و هر مسئول با زیرمجموعه خود جزئى از مجموعه بزرگ محسوب شده و با وحدت عمل از برنامه ای که برای او تنظیم شده ، تبعیت مى نماید و کل این تیم به مانند یک ارکستر، یک آهنگ را مى نوازند و با هم هماهنگ هستند…
وقتى منطقه جغرافیائىِ موسسات فرهنگى ،توسعه مى یابد، بحث تمرکز یا عدم تمرکز مطرح مى شود.هیچ وقت بطور قطع نمى توان یکى از این دو الگو را توصیه نمود.بسته به شرایط ماموریت و شرایط منطقه و ویژگى هاى اعضا، گاهى تمرکز و گاهى عدم تمرکز ،تناسب دارد که هرکدام مزایا و نواقص خود را دارد.اگر بتوان الگوى عدم تمرکز را خوب پیاده نمود،افراد هر منطقه در چارچوب راهبردها و برنامه های اصلى که از مرکز گرفته مى شود، برای خود اختیارات و آزادى های خاصى هم دارند که موجب نشاط کارى و ابتکار عمل و قدرت تصمیم گیرى بر اساس نیازها و شرایط منطقه بدون نیاز به کسب تکلیف از مرکز هستند و این برای رشد و پیشرفت آنها مفید خواهد بود…
ساختار سازمان ها البته یک امر ثابت و به اصطلاح وحى مُنزَل نیست.مى توان متناسب با شرایط و تحولات زمان و مکان در آن تجدید نظر کرد و ساختار را ترمیم نمود یا تغییر داد به نوعى که با نشاط تر و پویا تر شود و از آفات ساختارها که فرسودگى و بوروکراسی و زیادى سلسله مراتب است، مصون نگاه داشت.وقتى افراد بطور داوطلبانه و با اهداف معنوى بدون توقع مادى یک خدمت را به عهده مى گیرند انتظار ندارند در پیچ و خم هاى ساختارى و ریاست هاى معمول در نظام های ادارى معطل شوند و بر اثر موانع، احساس کندى و معطلى کنند، خسته و دل زده مى شوند و فاصله مى گیرند و کار را رها مى کنند.موجب خسران خواهد بود ساختارها موجب دفع داوطلبان شود…
در موسسات دینى، ضمن رعایت نظم و نظام،باید کارها روان باشد.مدیران و مسئولان در دسترس باشند تا به راحتى مردم با آنها تماس گیرند و مطالب خود را بگویند چنانکه حضرت ولى عصر ارواحنا فداه خطاب به مرجع عالیقدر تشیع مرحوم آقا سید ابوالحسن اصفهانى فرمودند :”در دهلیز خانه(که دسترسی به آن آسان است)بنشین و خواسته های مردم را روا کن،ما تو را یارى مى کنیم”.نظارت و پایش ،باید در تمام ساختارهای دینى،لحاظ شود تا اگر خطا و فطورى وجود داشته باشد، مدیران مطلع شوند و چاره جویی کنند.هر چقدر موسسات دینى و مهدوى، شفاف تر و پاک تر و منظم تر و روان تر خدمت رسانى کنند، بیشتر مورد رضایت مولا شان خواهند بود…
